Время… Его бесконечно много, когда чего-то ждешь, и бесконечно мало, когда куда-то опаздываешь. Современный человек постоянно куда-то спешит, жалуясь на недостаток времени и множество дел. Как правило, отсутствие достаточного количества времени объясняется кардинальными преобразованиями, произошедшими в XXI веке, в результате чего наша жизнь превратилась в гонку, соревнование, попытку все успеть, прийти к финишу первым.
Что же делать, если на все не хватает 24 часа в сутках и хочется изменить их на 48? Как научиться все успевать? Для тех, кто столкнулся с данной проблемой, существуют рекомендации, которые помогут преодолеть трудности распределения времени.
Заведите «дневник времени» (тетрадь, ежедневник), в котором будете составлять каждодневный план вашей деловой и личной жизни.
В «дневник времени» запишите все сферы, которые присутствуют в вашей жизни. Решите для себя, к чему вы стремитесь в каждой из перечисленных вами сфер (что вы хотели бы делать или уметь в будущем). Разными цветами запишите долгосрочные и краткосрочные цели. Подчеркните главную цель. Составьте подробный план завтрашнего дня. Перечислите все предстоящие дела и отметьте приблизительное время их выполнения. Соблюдайте баланс в планировании делового и личного времени.
Помните, что планы должны быть конкретными и конечными.
Организуйте список дел по приоритетности, согласно одному из трех правил.
Правило 1. Разделите все свои дела в четыре колонки: первая колонка – важные дела, требующие срочного выполнения, вторая – важные, но которые могут подождать, третья – срочные не слишком важные, четвертая – дела, которые не важны и не требуют быстрого осуществления.
Правило 2: Принцип «80:20». Согласно данному принципу, 20% всего, что вы делаете, обусловливает 80% ценности всей вашей деятельности. Например, если по плану вам предстоит десять дел, значит два из них – более значимы, чем остальные восемь, поскольку будут иметь более значительные последствия.
Правило 3: «Метод АБВГД». Суть данного метода такова: перед каждым заданием вы ставите одну букву – А, Б, В, Г или Д. Задания категории А – крайне важные. Последствия их могут сказаться на успешном завершении всей работы. Эти задания вы всегда должны выполнять в первую очередь. Задания Б – то, что вам необходимо сделать. Завершение или не завершение их скажется на последствиях не так сильно. Например, звонок другу, обед с коллегами по работе, проверка электронной почты. Задание В – дело, которое было бы приятно сделать, но и только. Выпить еще чашечку кофе, поболтать с коллегой, полистать свежую газету или сходить в магазин. Они никак не скажутся ни на вашей карьере, ни на жизни в целом. Задания Г и Д – непредвиденные обстоятельства, потенциальные возможности и «время на раздумья». Общее правило таково: никогда не выполняйте задания Б раньше дел А. Никогда не принимайтесь за дела В до окончания заданий Б. В течение всего дня фокусируйте внимание на заданиях категории А.
Выполняя план, вычеркивайте осуществленные пункты из «дневника времени». Наглядно обозначенные достижения помогут вам почувствовать, что день прошел не зря.
Начав работу над одним делом, ни в коем случае не останавливайтесь, пока оно не будет полностью реализовано. Каждое дело требует полной сосредоточенности. Поэтому обяжите себя не отвлекаться и не бросать его.
Смысл у всего сказанного один – любите себя
и себя в своей работе, а не наоборот!
Психолог отдела общественного здоровья Андрушкевич Т.В.